議事録、書くことあります？

新入社員とか、中途入社でも
日が浅い人とか
年が若い人は書く機会が結構あるかも。

その会議体で一番年下の人や
新入りの人が書く役割のことが多い。

ちなみに、「議事録」というと
正式なお作法があるものなので、
官公庁などできちんとした記録を
残さなければならない場合などを除き、
ビジネスで普段使う際には
「議事録」とは呼ばずに、
「議事メモ」として作成し、
送付することが多いです。

議事メモの基本的な目的は、
会議の記録・情報の共有のことが多く、
参加者・欠席者・関係者向けに
会議内容や結論、
アクション項目などを周知するために
使われることが多いです。

新人研修等でも
取り上げられることも多いですが、
結構苦手意識を持っている人も
多いトピック。

しかし、筆者の経験上、
ちょっとした意識で
驚くほど精度の高い
議事メモの作成が可能になり、
あまり労力をかけずに
手軽に評価を上げられる、
実はかなりおいしい
作業だったりします。

ここでは、評価を上げる
議事メモ作成のコツを
大公開しちゃいます！

議事メモ作成のコツ、その1。
スピードに徹底的にこだわること。

研修などでは
「会議の当日か翌日までに」
「30分～1時間以内の作業時間で」
作成することを推奨されることが
多い気がしますが、
評価を上げる議事メモ作成には
それではだめで。

私は予定が詰まっている場合などの
緊急時を除いて、基本的には
「会議の終了時か
終了から30分以内までに」
「会議中か会議後30分以内の
作業時間で」
作成することを心がけています。

会議の意味はあくまで会議内にあり、
議事メモにはない。

そのため、会議にきちんと
参加することは必須で、
会議終了とともに会議の価値は終わる。

議事メモも会議の延長であり、
会議終了からその意味は減退していく。

そのため、スピード感が命。

よく議事メモに
すごく時間をかける人がいますが、
会議はすでに終わっていて、
時間をかけるほど、
議事メモの意味は薄れて行く。

また、
練れば練るほど内容がよくなるもの
…でもないので、
細かいことは気にせずに、
会議中に作成できたもので
関係者に送ってしまうのが
よいかなと思います。

会議中に議事メモ作成をすると、
会議にもより集中して
参加できたりします。

わかってない部分があると、
議事メモの表記も
あいまいになってしまうので、
議事メモを書きながら参加していると、
理解があやふやな部分が
気になってきて、
会議中に疑問点をつぶす
きっかけにもなる。

まずは意識を変えて、
徹底的なスピード重視に
シフトしましょう。

議事メモ作成のコツ、その2。
テンプレートを徹底的に活用すること。

何事もそうですが、
品質とスピードの確保のためには、
標準化を進めることが有効。

議事メモにおいても、後々の作業を
円滑化させるための
標準化の意識が有効で、
今までの筆者の経験から
作ったテンプレートを
徹底的に活用するのが
有効かと思います。

これ、色々試行錯誤の末、
現在の項目は下記。

【日時 / 場所】
【参加者】
【会議概要】
【Next Action】
【会議詳細】

会議中に、メールを新規作成しておき、
【会議詳細】の部分に
どんどんメモする。

合間を見て【会議概要】や
【Next Action】も埋めていく。

そして、会議中に
出席者＋欠席者＋関係者を
メールの宛先に加え、
会議終了とともに、
間髪入れずに送付する。

議事メモ作成のコツ1の
スピードを重視するためにも、
このテンプレートを活用するのは
有効です。

何度かやっていると、コツもつかめ、
会議の進行にあわせて
内容を埋めることも
簡単になっていきます。

また、後々会議の内容を
思い出すためにも、
形式はメールにしておくと、
後で検索などをして
見返すことができて便利。

件名には会議名と日付をいれておくと、
後で探す時にも楽です。

【会議詳細】を後にしているのも
実は意味があり。
【会議概要】と【Next Action】を
読むだけで
会議のあらましをつかめるように
書くのがポイント。

そうすることで、議事メモを見る人は
上の方の項目を見るだけで
内容をつかめる。

さらに詳細が知りたくなれば、
下の方に書いてある
【会議詳細】を見れば
より詳細を確認することもできる。

メールをすべて読んでもらうのは
大変なので、
上の方に重要なことを
まとめておくのが親切です。

以上、評価を上げるための
議事メモ作成のコツ2つ、ス
ピードにこだわり、
テンプレートを徹底活用すること。

結構苦手と言っている人も多いですが、
要領をつかんでしまえば
なんてことはないもの。

特に議事メモ作成係に
指名されていない時でも、
勝手に書いておいて、
会議終了とともに
関係者に送り付けると、
手軽に「おっ」と思われたりします。

さらに、精度を上げて、
評価を上げたい場合には、
会議の前後にも
こだわるといいかもしれません。

会議前においては、
会議の目的やアジェンダの確認、
関連資料の事前確認、出席者や欠席者、
議事メモを送付すべき関係者を
確認しておく。

事前にきちんと
情報を把握しておくことで、
会議当日の理解も深まり、
議事メモ作成がより簡単になります。

また、会議後においては、
会議終了とともに
議事メモを共有するだけではなく、
【Next Action】に書いた内容が
正しく実行されているかを
モニタリングしてあげられるとベター。

担当者に期限内のアクションが
遂行されているかを確認し、
必要に応じて
その結果も関係者に共有する。

会議の前後にも
きちんと配慮しておくと、
議事メモ作成で
より評価を上げられるだけではなく、
会議自体もより有意義なものと
することができます。

ちなみに、
内容面の細かいTIPSとしては、
主な発言者がいる場合には
「特に明示なければ××様発言より
抜粋」と書いておき、
その他の出席者の発言だけ
その旨を記載する。

誰の発言かが後々
重要になる場合もあるため、
誰の発言かは
わかるようにしておくとベター。

また、余力があれば、
キーマンがどこでメモしたか
そのポイントをメモしておくのも有効。

気になるポイントで
メモしているはずで、
発言では明示されなかったとしても、
メモにはその人の志向が表れやすく、
また、××さんは××でメモをしていたので
…と言うと、結構「おっ」と思われたり。

以上、ぜひ、
議事メモ作成の機会がある際には、
評価を上げられる
絶好のチャンスと思って
活用してみてください。

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